Dne 8. října 2018 se v Národní knihovně ČR uskutečnil již šestý seminář Evergreen v českých knihovnách.

Uspořádala jej pražská organizace SKIP ve spolupráci s Národní knihovnou ČR, Knihovnou Jabok a Osvobozenou knihovnou, z. s. Semináře se zúčastnilo se zúčastnilo 67 osob (58 účastníků a devět moderátorů, přednášejících a panelistů).

Účastníky semináře nejprve přivítala PhDr. Linda Jansová, Ph.D., z pražské organizace SKIP a Národní knihovny ČR. Upozornila, že šestý ročník semináře bude mít oproti ročníkům předcházejícím širší záběr – pozornost bude věnována nejenom novinkám vztahujícím se ke svobodnému knihovnímu softwaru Evergreen, ale také modelům provozu knihovního softwaru z pohledu knihoven jako jeho uživatelů a připravované příručce usnadňující výběr a změnu knihovního softwaru.

Účastníci semináře

Diskuze Modely provozu knihovního softwaru očima knihoven jako jeho uživatelů

Diskuze byla koncipována tak, aby se jí zúčastnili zástupci knihoven, které používají různé knihovní softwary. Pozvání do ní přijalo celkem sedm panelistů, přičemž každý z nich zároveň blíže představil model provozu knihovního softwaru ve své instituci.

Každý z panelistů si na seminář připravil krátkou prezentaci, která sloužila jako podklad k následné diskuzi. Aby byly údaje z jednotlivých prezentací vzájemně snáze porovnatelé, obdrželi panelisté před seminářem přehled údajů, které by měly být do prezentací zahrnuty. (Přesto by prezentace neměly být chápány pouze jako srovnání funkcí jednotlivých softwarů. Každý z panelistů kladl důraz na jiné aspekty problému, a pokud např. nezmínil některé funkce, které uvedl jiný z panelistů, neznamená to nutně, že v daném softwaru tato funkce chybí.) Údaje byly rozčleněny do tří bloků.

První skupina požadovaných údajů se týkala knihovny. Jednalo se o:

• název;

• typ (veřejná, odborná, popř. další upřesnění);

• počet zaměstnanců (přepočtených úvazků);

• počet knihovních jednotek;

• počet uživatelů.

Ve druhé skupině byly zařazeny údaje o panelistovi:

• jméno, příjmení;

• pozice v knihovně;

• délka praxe v knihovnictví (v letech), z toho počet let působení u nynějšího zaměstnavatele (lze uvést formou roku nástupu);

• vzdělání (knihovnické/neknihovnické);

• knihovní softwary, se kterými má panelista zkušenosti (nejenom ze stávajícího zaměstnání, ale i z případných předchozích).

Třetí skupina údajů se týkala používaného knihovního softwaru a byla zjišťována především prostřednictvím otázek:

• Který software používáte (pokud víte, prosím upřesněte i jeho verzi)?

• Od kterého roku Vaše knihovna tento software používá?

• Kdo se o provoz softwaru ve Vaší knihovně stará (externí firma, zaměstnanci, popř. jak jsou činnosti rozděleny)?

• V jaké podobě software provozujete (software jako služba, vlastní instalace na vlastním hardwaru, vlastní instalace na hardwaru u externí firmy, společná instalace softwaru používaná více knihovnami apod.)?

• Jak velké personální kapacity věnujete ve své knihovně provozu knihovního softwaru?

• Jak jste se stávajícím modelem provozu spokojeni? Vidíte v některých oblastech rezervy (pokud ano, jaké konkrétně)?

• Používáte všechny moduly, které jsou v knihovním softwaru k dispozici, nebo jsou nějaké moduly, které z nějakých důvodů (prosím upřesněte) nepoužíváte?

• Jak probíhá Vaše spolupráce s dodavatelem softwaru/služby?

• Jste zapojeni do komunity kolem Vámi užívaného knihovního softwaru? Je to komunita uživatelská, vývojářská nebo jiná?

• Komunikovali jste někdy přímo s jeho vývojáři a proč? Pokud ano, s jakým výsledkem? Pokud ne, proč?

• Čeho si na Vámi používaném knihovním softwaru ceníte?

• Co považujete za jeho hlavní nevýhodu?

• Uvažujete o změně knihovního softwaru (přechodu na zcela odlišný software nebo novou verzi stávajícího softwaru, pokud ji dodavatel nabízí)?

• Pokud budete chtít doplnit cokoliv dalšího, máte samozřejmě možnost tak učinit.

Níže uvádíme nejdůležitější poznatky z jednotlivých prezentací.

Aleph v Národní technické knihovně (Mgr. Jan Kolátor)

Národní technická knihovna má od roku 2012 status výzkumné organizace. V roce 2016 měla přibližně 145 zaměstnanců (přepočtených úvazků). Roční náklady na provoz knihovny dosahují 171 milionů Kč.

J. Kolátor je absolventem Ústavu informačních studií a knihovnictví Filozofické fakulty Univerzity Karlovy (ÚISK FF UK). Nejprve pracoval v Ústavu mezinárodních vztahů, poté přešel do Státní (nyní Národní) technické knihovny. Spolupracuje také se společností Team Library, s ÚISK FF UK, kde přednáší o informačních systémech, a je aktivním členem České pirátské strany. Má zkušenosti s knihovními softwary KPWin, Aleph a Koha a kromě toho i se systémy VuFind a Summon.

Národní technická knihovna má ve svých fondech necelých 1,2 milionu knihovních jednotek, ročně je realizováno přes 400 tisíc výpůjček. V poslední době však využívání knihovního fondu klesá, stoupá ale návštěvnost.

V Národní technické knihovně je provozován Aleph 500, verze 25. Obsahuje téměř 0,5 TB dat a v době konání semináře běžel 294 dní bez restartu. V knihovně používají většinu dostupných modulů (čtyři z pěti; v diskuzi bylo doplněno, že nevyužívaným modulem je modul MVS), počet instalací GUI klienta je 57. Aleph je integrován do všech ostatních systémů, obsahuje tři báze (plus bázi ISSN), ostatní data (např. o uživatelích) jsou spravována v jiných systémech a na Aleph napojena pomocí konektorů. Uživatelům je pak nabízeno rozhraní VuFind nebo Summon – jinými slovy samotný knihovní software je pouze jedním z používaných systémů. K propojení jsou používány X-Services a API.

ARL v Jihočeské vědecké knihovně v Českých Budějovicích (PhDr. Zuzana Hájková)

Jihočeská vědecká knihovna v Českých Budějovicích má fond o velikosti 1,4 milionu knihovních jednotek a v knihovně pracuje 93 zaměstnanců. Počet čtenářů dosahuje 19 tisíc; realizováno je 800 tisíc výpůjček za rok. Knihovna – navzdory svému názvu – plní i funkce městské knihovny.

Z. Hájková je absolventkou Katedry vědeckých informací a knihovnicví (předchůdce dnešního ÚISK) FF UK. V knihovnictví se pohybuje už od svých patnácti let – svou knihovnickou kariéru zahájila v malé místní knihovně v Karlových Varech. Následně se v Karlových Varech zabývala oblastí metodiky a od roku 1994 působí v českobudějovické vědecké knihovně (od roku 2012 ve funkci náměstkyně pro knihovní služby). Tato knihovna od roku 1995 používala knihovní software TinLib, později přešla na ARL. Díky spolupráci se Souborným katalogem ČR měla Z. Hájková příležitost se seznámit i se softwary LANius a Clavius; má také zkušenosti s katalogizací starých tisků v Claviovi a Tritiovi.

Software ARL od firmy Cosmotron Bohemia je v knihovně používán od roku 2006, jeho správě se věnují cca dva úvazky IT pracovníků, z toho je jeden úvazek věnován provozu regionálního systému (celkem v knihovně pracují tři IT pracovníci, ti však mají na starosti i web, správu sítě atd., není tedy snadné specifikovat objem práce věnovaný přímo knihovnímu softwaru).

Používají vlastní instalace na vlastních serverech, a to i pro regionální systém. ARL vždy pracuje s aktuální verzí; součástí smlouvy je i to, že každý rok knihovna dostává novou verzi. Pokud se týká modulů, používají moduly akvizice, správa seriálů, katalogizace, výpůjční protokol, inventarizace, katalog, imageserver a e-výpůjčky, naopak nepoužívají moduly document delivery a evidence publikační činnosti, protože je nepotřebují. Modul akvizice používají bez fakturace, a to z toho důvodu, že fakturaci má v knihovně na starosti jiné oddělení.

Počet servisních hodin je stanoven servisní smlouvou; servisní požadavky se do servisního systému zadávají elektronicky. Jedná se buď o požadavky obecné (na vývoj), nebo o požadavky individuální (nad servisní rámec, ty zatím knihovna nevyužila).

Pro firmu Cosmotron funguje Jihočeská vědecká knihovna v Českých Budějovicích jako testovací knihovna, proto mají v servisní smlouvě více hodin. Nicméně jim to na druhou stranu přináší práci navíc, neboť nové služby musejí testovat.

Jednou ročně před setkáním uživatelů probíhá hlasování, ve kterém každá knihovna (uživatel ARL) vyjádří na stupnici od  1 do 10, zda má zájem o doplnění konkrétní funkcionality. Při krizových situacích je se zaměstnanci Cosmotronu dobrá spolupráce. Kromě toho jsou pracovníci Cosmotronu někdy vysíláni přímo do knihovny, kde mohou např. konkrétní funkci vidět přímo v provozu, někdy naopak českobudějovičtí knihovníci vyrážejí do Cosmotronu.

Pokud se týká komunity kolem softwaru, existuje wikifórum, na kterém participují i vývojáři, s nimiž je tak možno přímo komunikovat, a každoročně se rovněž koná setkání uživatelů.

Většina nově vyvíjených funkcí, které českobudějovická knihovna testuje, se zároveň automaticky zapracovává do roční aktualizované verze pro všechny knihovny využívající ARL.

Výhodou ARL je skutečnost, že je kladen velký důraz na dodržování všech standardů (jak z oblasti knihovnictví, tak z oblasti legislativy). Výhodný je i pružný datový model – všechna data jsou ukládána ve formátu MARC 21, např. i záznamy čtenářů nebo záznamy objednávek v akvizici. Není tedy problém přidávat či ubírat pole a vytvářet formuláře. V záznamech jsou zároveň uchovávány údaje o všech provedených změnách. Knihovníci oceňují i zjednodušení rutinních činností (např. vyplní-li třídník MDT, v záznamu se objeví i znak Konspektu). Je také možné propojení s jinými systémy (např. řešení pro RFID, platební brány, e-knihy nebo správa tisku).

Mezi nevýhody naopak patří finanční náklady (ARL používá databázi Caché, za kterou se musí subdodavateli platit), málo vývojářů (požadavků knihovníků je více, než kolik jich vývojáři stačí zapracovat) a nemožnost popisu shora (to se však dá obejít).

DAWINCI (MEDVIK) v Národní lékařské knihovně (Mgr. Lenka Maixnerová, Mgr. Filip Kříž)

Poznámka: Autorský tým na semináři zastoupil F. Kříž.

Národní lékařská knihovna má 84 zaměstnaců (76 úvazků), uživatelů má přes 3 400, knihovních jednotek cca 386 tisíc.

F. Kříž je vedoucím Oddělení knihovních aplikací a digitalizace, které má na starosti digitální knihovnu, systém pro správu elektronických zdrojů a také web knihovny. Provoz oddělení je zabezpečen dvěma pracovními úvazky. Dříve F. Kříž pracoval jako systémový knihovník v Ústavu hematologie a krevní transfuze; v Národní lékařské knihovně pracuje od roku 2003. V průběhu své dosavadní kariéry pracoval s různými knihovními softwary (KPSys, TinLib, DAWINCI).

Od roku 2006 Národní lékařská knihovna používá systém DAWINCI-Medvik. Mají svou vlastní instalaci, a to v Datovém centru Národní lékařské knihovny. Provozují ji jako multiknihovní centralizovaný systém – provozují ji tedy i pro jiné knihovny, jimž poskytují veškerou podporu a zajišťují implementaci a koverze dat. Systém nyní využívá deset knihoven a ještě cca čtyři pobočky. Zapojené knihovny za využívání systému nic neplatí.

V systému se nachází cca 225 tisíc bibliografických záznamů, což představuje cca 628 tisíc knihovních jednotek. Vysoký je i počet autoritních záznamů – 387 tisíc. Kromě katalogu je součástí systému i Bibliographia medica Čechoslovaca (známá pod zkratkou BMČ), ta obsahuje na 888 tisíc záznamů. OPAC (portál Medvik) vznikl přímo pro Národní lékařskou knihovnu.

Software DAWINCI vyvíjí firma SVOP, a to cca od roku 2000. Je založen na databázi MS SQL, používá aplikační server (servery) a desktopového klienta (desktopové klienty). Klient se aktualizuje víceméně automaticky. Software DAWINCI je více rozšířen (má více instalací) na Slovensku.

Vztahy s dodavatelem jsou dobré, mezi plusy softwaru patří flexibilita – nastavitelnost řady detailů rozhraní, scénáře pro zápis záznamů, formuláře nebo např. programovací prostředí pro tiskové sestavy, upravitelnost formátů – a také dostupnost API. Naopak z mínusů lze zmínit oblast rozpočtů nebo ergonomie (ve vztahu k desktopovému klientu).

Rozvoj má spíše podobu evoluce než revoluce. Pokud se týká úvah o případném přechodu na nový software, zatím v Národní lékařské knihovně spíše uvažují o postupném nahrazování jednotlivostí v celku knihovního systému.

Evergreen v Knihovně Jána Langoše (Mgr. Livia Vrzalová)

Poznámka: L. Vrzalová se semináře z důvodu nemoci nezúčastnila, zastoupila ji Mgr. Eva Cerniňáková z Knihovny Jabok.

Zřizovatelem Knihovny Jána Langoše je Ústav pro studium totalitních režimů. Knihovna má cca 300 registrovaných uživatelů a cca 20 tisíc knihovních jednotek. Jedná se o knihovnu badatelskou, kterou využívají i pracovníci Archivu bezpečnostních složek.

L. Vrzalová v Ústavu pro studium totalitních režimů pracuje (s přerušením) celkem sedm let, jako knihovnice pracuje dvanáct let. Má zkušenosti se softwary KPWin, Aleph a Evergreen.

Vedení ústavu začalo razit myšlenku, že knihovna by měla být více přístupná veřejnosti, měla by mít podobu více veřejné knihovny, kam by mohl chodit každý. S tím souvisela i potřeba řešit otázku nového knihovního softwaru.

Do roku 2014 byl v knihovně používán knihovní software KPWin. Protože byl v instituci kladen větší důraz na bezpečnost než v jiných knihovnách, používali v knihovně přepracovanou verzi online katalogu. To se však ukázalo jako problematické a hůře udržitelné. Proto v knihovně uvažovali o tom, jakou cestou se dále vydat. Jednou ze zvažovaných variant – a následně variantou vítěznou – byl svobodný knihovní software Evergreen, který tehdy byl v ČR provozován cca tři roky.

V době konání semináře byl v knihovně provozován Evergreen ve verzi 2.12 a byl připravován přechod na verzi 3.1.

Mezi plusy patří dobře fungující zázemí a skutečnost, že software splňuje většinu požadavků knihovny včetně těch bezpečnostních. Správu má od roku 2017 na starosti Osvobozená knihovna, z. s. Evergeeen je provozován na virtuálním serveru, jednou ročně je prováděn přechod na nejnovější stabilní verzi.

Evergeen L. Vrzalová hodnotí kladně – z hlediska běžného pracovníka je podobný velkým systémům typu Aleph. Pokud však knihovník chce využívat „základní režim“, je to samozřejmě možné, není nutné používat všechny dostupné funkce.

Provoz systému je stabilní bez výpadků. Zkušenosti s řešením problémů v české komunitě kolem knihovního softwaru Evergreen jsou pozitivní.

Protože probíhá rekonstrukce budovy Ústavu pro studium totalitních režimů, je možné věnovat pozornost i rozvoji knihovny Archivu bezpečnostních složek. Ta bude pro svůj provoz nadále používat instalaci Evergreenu Knihovny Jána Langoše, obě knihovny tak budou sdílet společný katalog.

Koha v Městské knihovně Chrudim (PhDr. Hana Mazurová)

Městská knihovna Chrudim je veřejná knihovna pověřená výkonem regionálních funkcí pro okres Chrudim (v něm se nachází deset profesionálních a 75 neprofesionálních knihoven). Knihovna má 22 zaměstnaců.

H. Mazurová ve funkci ředitelky knihovny působí již od roku 1991, předtím pracovala jednak v téže knihovně, jednak v muzejní knihovně. Je absolventkou Filozofické fakulty Univerzity Karlovy (má ale neknihovnické vzdělání), na Univerzitě Jana Evangelisty Purkyně v Brně (dnešní Masarykově univerzitě) se pak věnovala postgraduálnímu studiu. Má zkušenost s knihovními softwary MAKS, TinLib (ten v chrudimské knihovně používali v letech 1993 až 2012), Clavius (ten používali v letech 2012 až 2017) a Koha (ten je v provozu od roku 2017). Plně automatizovaný provoz zahájila chrudimská knihovna v roce 1995 v souvislosti s rekonstrukcí knihovny.

V chrudimském okrese se knihovny dohodly, že budou všechny používat stejný software. Tím se stal svobodný software Koha. Sama chrudimská knihovna ho používá v podobě instalace na vlastním serveru, na kterém hostují také neprofesionální knihovny. Profesionální knihovny mají vlastní instalace u externí firmy. Do konce roku 2018 byl v době semináře plánován přechod pěti profesionálních knihoven, v dalších letech vždy čtyř až šesti neprofesionálních knihoven. U jedné z knihoven byl přechod z důvodu havárie dat realizován velmi rychle.

V knihovně je pro záležitosti týkající se knihovního softwaru vyhrazen poloviční úvazek. Knihovna má podepsanou servisní smlouvu s externí firmou, se spoluprací je zatím spokojena, nebyla třeba řešit nic nestandardního. Komunikace se servisem je vyhovující, vývojáře kontaktují se svými podněty podle potřeby.

Koha není modulární software. Má implementovány protokoly Z39.50 a OAI-PMH. Zatím nepoužívají všechno, co software nabízí. Na softwaru si cení jeho komplexnosti, naopak v konkrétních podmínkách chrudimské knihovny mírně nevyhovuje forma zabezpečení rezervací.

Verbis v Národním pedagogickém muzeu a knihovně J. A. Komenského (Vladimíra Korousová)

Součástí Národního pedagogického muzea a knihovny J. A. Komenského je – jak název instituce napovídá – knihovna, konkrétně knihovna specializovaná. Na jejím provozu se podílí necelých 20 přepočtených úvazků. Fond knihovny tvoří necelých půl milionu knihovních jednotek, v knihovně ale vytvářejí také pedagogickou bibliografickou databázi. Mohou se pochlubit více než pěti tisíci registrovaných uživatelů, kteří se rekrutují převážně z řad pedagogů, kteří studují (jsou studenty denního studia nebo si doplňují vzdělání); z poskytovaných služeb hraje výraznou roli MVS.

V. Korousová v knihovně působí jako systémový a referenční knihovník. V knihovnictví se pohybuje už téměř 30 let, v pedagogické knihovně působí od roku 2009. Zabývá se i katalogizací historických periodik. Má zkušenosti s více knihovními softwary (LANius, Clavius, KPSys, KPWin).

V knihovně aktuálně používají knihovní software Verbis ve verzi 2.0 (katalog softwaru je znám pod názvem Portaro), na novou verzi přešli na jaře roku 2018 jako jedni z prvních. Na systém mají řadu specifických požadavků, cca čtvrt roku se tak věnovali jeho nastavování a dolaďování. Mají vždy nejnovější verzi softwaru, výhodou také je, že jejich kolega působí i jako vývojář. Pokud se týká nároků na provoz, jedná se o cca jeden úvazek. Při přechodu na novou verzi jsou personální nároky větší, na ladění spolupracují všichni pracovníci.

Aktuálně jsou v knihovně se systémem velice spokojeni. Provozují jej na vlastním hardwaru (disponují optickým připojením k internetu). Z modulů používají jen některé, nepotřebují např. moduly výměnný fond, cirkulace, e-výpůjčky, výběrová řízení, EET, OAI PMH, MVS (pokud se týká MVS, chystají se využívat službu Získej).

S dodavatelem softwaru úzce spolupracují. V systému se automaticky načítá souhrn změn, je také k dispozici systém pro připomínky. S vývojáři lze komunikovat více způsoby, např. i telefonicky. Každý rok se koná setkání uživatelů, kde je příležitost sdělovat přání a požadavky.

K výhodám Verbisu patří uživatelská přívětivost prostředí, spolehlivost a stabilnost, integrace současných trendů, konfigurovatelnost a nabídka možných řešení. Nevýhodou starší verze byla neschopnost si poradit s nároky kladenými nařízením GDPR. Právě z toho důvodu pedagogická knihovna na jaře 2018 přešla na novou verzi softwaru.

Systém je propojen i se vstupním systémem do knihovny (dveře se otevírají na průkazku nebo čárový kód z knihy).

Tritius v Městské knihovně Sedlčany (Mgr. Alena Budková)

Městská knihovna Sedlčany je veřejná knihovna, konkrétně se jedná o komunitní knihovnu rodinného typu bez poboček. V knihovně pracuje sedm zaměstnanců (6,75 úvazku), z toho šest odborných. Knihovna má fond o velikosti necelých 55 tisíc knihovních jednotek a přes 2 300 uživatelů.

A. Budková studovala na pražské střední knihovnické škole, pak pokračovala studiem na ÚISK FF UK. Tři roky pracovala ve Fyzikálním ústavu AV ČR, nyní již deset let pracuje v sedlčanské knihovně (je zástupkyní ředitelky).

Z knihovních softwarů zná především Clavia a Tritia. Tritia sedlčanská knihovna používá od roku 2015 (resp. od prosince 2014); je dokonce první knihovnou v republice, která na něj přešla. Tritia provozují na Windows (lze jej ale provozovat i na jiných operačních systémech), knihovní software má podobu webové aplikace (díky tomu je možné s ním pracovat i např. na notebooku na náměstí). Pro práci s ním je jako webový prohlížeč doporučen prohlížeč Mozilla Firefox.

Aktualizace Tritia je snadná, přechody na novou verzi probíhají automaticky. Celý systém spravuje společnost LANius, knihovna nemá žádného vlastního IT pracovníka (i správce serveru je externí; externí je i „dvorní opravář“ a zároveň dodavatel hardwaru). Všechna data jsou uložena na vlastním serveru knihovny. Hlavní kontaktní osobou (ve vztahu k dodavateli) je ředitelka knihovny, do tzv. service desku však mají přístup všechny pracovnice knihovny. Z modulů používají katalogizaci, výpůjční protokol, MVS (ten oproti modulu v Claviovi považují za výrazně lepší) a revizní modul. V případě modulu MVS je výhodné, že řada údajů se dá skrýt nebo naopak zviditelnit. Specifické požadavky měla knihovna na revizní modul (pokud některé svazky chybějí, nejsou hned odepisovány – místo toho se čeká, až je čtenáři vrátí, díky tomu se zpět do knihovny dostane cca 90 % chybějících svazků). Nepoužívají modul akvizice, jeho funkce nahrazují funkcemi portálu Team Library (začali jej využívat nedávno).

Mezi kladné rysy katalogu patří snadné vyhledávání (googlovská řádka), půjčování e-knih, podpora přihlašování přes MojeID nebo přes heslo generované z data narození, integrace s veřejnými databázemi a přehlednost. Při práci s Tritiem jim vyhovuje možnost nastavování sloupců, filtrování dat apod.

Na softwaru (resp. spolupráci s dodavatelskou firmou) si cení flexibility, ochoty řešit a vyřešit potíže, zohlednit individuální požadavky knihovny, spolehlivost a řešení legislativních požadavků (např. GDPR). Díky tomu se místo IT záležitostí mohou věnovat např. komunitním aktivitám a informačnímu vzdělávání.

Hlavní diskuzní otázky

Po prezentacích proběhla hlavní část diskuze, kterou moderoval Ing. Václav Jansa z ÚISK FF UK a která byla zaměřena především na hledání odpovědí na následující otázky:

1. Představte si hypotetickou situaci, že byste z jakéhokoliv důvodu museli v brzké době přejít na jiný knihovní software. Jak byste postupovali? Čím byste v rámci příprav začali? Kde byste hledali potřebné informace?

2. Co podle Vás představuje největší rizika přechodu na nový knihovní software (případně přechodu na novou verzi stávajícího softwaru)? Dovedete si představit i jiný model provozu knihovního softwaru, než jaký nyní uplatňujete? Co Vám na stávajícím způsobu provozu vyhovuje, co naopak ne? Co byste očekávali, že Vám případný jiný způsob provozu přinese?

3. Jakým směrem se podle Vás vyvinou knihovní softwary a jejich nasazení v českých knihovnách za následující tři roky?

1. Postup při přechodu na jiný software

Na první otázku odpovídal nejdříve J. Kolátor. Zdůraznil, že v případě Národní technické knihovny se nejedná o hypotetickou situaci, neboť Aleph je oproti ostatním knihovním software o generaci pozadu. Firma Ex Libris garantuje jeho podporu minimálně po dobu dalších šesti či sedmi let (období dvou verzí, další rozvoj není plánován), zároveň se ale své zákazníky snaží přesvědčit o tom, aby přešli na jejich nový produkt – Almu. V knihovně by celý postup zahájili výběrovým řízením (jednalo by se o nadlimitní zakázku), které by muselo být velmi dobře specifikováno. Cena by nebyla prioritou. V. Jansa poznamenal, že kdysi firma předpokládala dřívější ukončení podpory Alephu, J. Kolátor doplnil, že se ukázalo, že přejít na novou platformu na celém světě během relativně krátké doby není (navzdory existenci několika týmů) reálné.

Z. Hájková jako první krok vidí sepsání požadavků knihovny. Dále by bylo třeba zjistit, zda požadované funkce zvažovaný nový software slibuje a reálně umí. Podstatnou roli by hrály reference. Cena by neměla být rozhodující, resp. by neměla být jediným kritériem pro rozhodování. Užitečné by bylo také nastavení ceny např. na pět let provozu. J. Kolátor připomněl, že to je problematické v případech, kdy knihovny chtějí přechod realizovat s využitím dotací z programu VISK (konkrétně programu VISK 3, který neumožňuje hradit z dotace provozní náklady, pozn. red.). Z. Hájková poznamenala, že je otázkou, zda by program neměl být zaměřen na regionální systémy.

F. Kříž pokládá každý systém starší deseti let za morálně zastaralý. Výběrové řízení je podle něj problematické, otázkou je totiž reálná proveditelnost. Jako vhodnější postup se mu jeví participace na rozvoji softwaru s dodavatelem – čekají na novou generaci softwaru. Sledují také mezinárodní scénu – na konferencích ELAG se např. už několik let mluví o projektu FOLIO, výstupy však nejsou natolik hmatatelné, aby se dalo uvažovat o jejich využití v praxi. Otázkou také je, zda by otevřená řešení splňovala jejich požadavky – spíše předpokládá, že nikoliv. V ČR chybí silnější firma, která by stála za těmito řešeními. Konkrétně v případě Národní lékařské knihovny mají problém s rozhraním – možnou cestou do budoucna je vytvoření lepšího rozhraní nad původním jádrem.

V. Jansa doplnil, že původní předpoklad, že Evergreenu by se chopila velká knihovna, např. Národní technická knihovna, se (zatím) nenaplnil, proto členové komunity kolem Evergreenu přistoupili k založení Osvobozené knihovny, z. s. L. Jansová uvedla, že podoba neziskové organizace má svou inspiraci v USA, kde se původní firma Equinox, která poskytuje mj. služby vztahující se k Evergreenu, změnila na neziskovou organizaci. V. Jansa připomněl, že tato americká společnost poskytuje podporu nejenom pro Evergreen, ale i pro Kohu a že koneckonců oba tyto softwary využívají část společného kódu (např. moduly pro práci s formátem MARC).

E. Cerniňáková by nejprve zmapovala, co vlastně knihovna dělá, co potřebuje a jestli to, jak to aktuálně dělá, vyhovuje nebo nikoliv. V dalším kroku by uvažovala o tom, jaké finanční a lidské zdroje jsou k dispozici (má-li knihovna IT pracovníka, je vhodnější mít software na svém hardwaru a může to být svobodný software; v opačném případě je třeba situaci řešit jinak), jaké jsou dostupné možnosti (které konkrétní softwary, jak je lze využívat – na vlastním hardwaru, v cloudu, samostatně či formou společného katalogu). Pro úplnost doplnila, že nevidí žádný důvod pro opuštění Evergreenu.

Podle H. Mazurové musí systém být pro celý okres, tj. jak pro větší knihovny, tak pro ty nejmenší. Při přechodu na nový software postupovali tak, že si všechna řešení nechali předvést. Ti pochopitelně zdůraznili jejich klady, proto následovala okružní cesta po republice – v navštívených veřejných knihovnách se ptali, co jim nefunguje. H. Mazurová se také přiklání k názoru, že peníze nejsou prioritou. Pokud se týká Clavia, nefungoval okresní servis, což se ukázalo jako problematické pro knihovny, které nemají nikoho jiného, kdo by se o software staral. Prioritní je tedy zajištění servisu. S ohledem na změny v programu VISK však na uhrazení těchto nákladů nelze použít dotace. Na základě dotazu z pléna ještě H. Mazurová upřesnila, že mají uzavřenou smlouvu na dobu neurčitou s výpovědní dobou a platí roční poplatek. Mají uzavřenou servisní smlouvu týkající se chrudimské knihovny, kromě toho mají výměnné fondy a knihovny, které se k nim připojují. V tomto směru to příliš výhodné není (mají do 50 knihoven za stejnou cenu, která je dohromady nepatrně vyšší, než byla cena za Clavius).

V. Korousová připomněla, že náročný je i přechod na novou verzi softwaru. V každém případě je třeba si udělat dobrou zálohu verze předchozí a připravit na změnu všechny kolegyně a kolegy, ale i uživatele. Doporučuje těšit se na okamžik, až bude všechno fungovat – přechod přece jenom nějakou chvíli trvá. Každý v knihovně pak v souvislosti s přechodem pracuje na něčem trochu jiném, proto se vyplácí stanovit člověka, u kterého se (na jednom místě) budou shromažďovat zjištěné chyby. Ty by se pak měly řešit postupně. Vhodná je i zpětná vazba, kdy je sdělováno, co se opravilo, co se ještě řeší apod.

A. Budková vyzdvihuje spolehlivost a servis. Díky tomu, že sedlčanská knihovna nemá na starosti malé knihovny, nemají se servisem problém. Navíc Tábor je od Sedlčan kousek, pracovníci firmy proto nemají problém do knihovny zajet. Pokud se týká převodu a bezpečnosti dat, přechod z LANia na Clavia a z Clavia na Tritia proběhl v pořádku. Sedlčanská knihovna fungovala jako knihovna testovací, nějaké chyby se objevily, ale to v knihovně očekávali a nepřekvapilo je to.

V diskuzi zmínil J. Kolátor problematiku využívání cloudového systému – v tomto případě se knihovna tak trochu vzdává správy svých dat a musela by to mít dobře ošetřenou smlouvou. Např. pro Almu je centrum v Hamburku, ale ne všechna data se musejí nacházet právě tam. Podle jeho názoru by se knihovna neměla vzdát celkové správy svých dat, zajištění zálohování atd. A. Budková připomněla, že Tritius je možné provozovat oběma způsoby, nejenom na serverech dodavatele. J. Kolátor ještě doplnil, že k určité ztrátě vlastnictví ze strany knihoven dochází i v případě dokumentů, konkrétně elektronických zdrojů.

2. Největší rizika přechodu na nový software a možný jiný model provozu

Podle A. Budkové jsou největšími riziky převod a zabezpečení dat. Současný model provozu jim v sedlčanské knihovně vyhovuje, o jiném modelu neuvažují.

V. Korousová si dovede představit využití cloudu, ale v pedagogické knihovně mají rychlé připojení i servery, proto tato otázka není na pořadu dne.

H. Mazurová uvedla, že u nich až převod odhalil zásadní chyby v dřívějším systému vztahující se k nefungujícímu načítání čárových kódů (s jedním znakem navíc). Došlo k tomu vinou zaměstnanců menších knihoven a  nefungujícího servisu. V tomto případě se nejednalo přímo o riziko přechodu, ale o nedostatek původního systému. Jiný model provozu si sice představit dovede, ale v dohledné době neuvažuje o jeho zavedení.

E. Cerniňáková jako velký problém vidí nedostatečné dodržování standardů. Ukazuje se, že standardy se v úplnosti nedodržují ani v některých národních projektech. Přechod na nový software také mění způsoby, jakými se v knihovně pracuje, což může být výhoda (příležitost k revizi některých procesů). E. Cerniňáková také zmínila, že díky tomu, že se podílí na rozvoji Evergreenu, má možnost promýšlet některá nová řešení.

F. Kříž jako riziko vidí ztrátu kontroly nad daty, jejich přesuny, indexování a exporty do dalších produktů. Mít dostupné pouze webové rozhraní bez možnosti sáhnout si do databáze by pokládal za problematické. Určitým rizikem jsou i přehnaná očekávání – nový software vyřeší staré problémy, ale přinese zároveň problémy nové. Pokud se týká modelu provozu, pro menší instituce je pravděpodobně vhodnější outsourcing. Tyto instituce díky tomu nemusejí mít technika (ani na správu hardwaru). Získat technika je problém např. v nemocničních knihovnách.

Z. Hájková zmínila, že ze starého softwaru na nový přecházeli v letech 2005 a 2006. Tehdy se jednalo o přechod ze systému, který příliš nedodržoval standardy. Podstatnou roli hrála pečlivá konverze dat, která trvala více než půl roku. Pracovali s cca pěti verzemi konverze, než byli spokojeni. Mělo to i kladný efekt – po konverzi byly záznamy lepší než předtím, a to díky náhradě původních záznamů kvalitnějšími záznamy ze Souborného katalogu ČR. Z. Hájková také upozornila, že v této souvislosti mohou být některé procesy nastaveny lépe. V Jihočeské vědecké knihovně např. zcela přejali věcný popis Národní knihovny ČR, záznamy proto nemusejí dále upravovat. Dokonce i stará data byla cca z 90 % převedena strojově a záznamy byly díky tomu vylepšeny. Každopádně v souvislosti s přechodem je třeba se připravit na nároky personální (školení zaměstnanců, překonání „tlačítka vlevo dole“) i finanční (nový software může mít větší technické nároky, např. pokud se jedná o OPAC). V. Korousová poznamenala, že právě přechod na nový software může být dobrou příležitostí k nakoupení nového hardwaru. Z. Hájková shrnula, že přechod může pomoci knihovně přejít na vyšší úroveň poskytování služeb. Pokud se týká modelu provozu, Jihočeská vědecká knihovna je příliš velká na to, aby uvažovali o tom, že by využívali formu služby. Menší knihovna by ale tímto směrem pravděpodobně jít mohla.

Podle J. Kolátora jsou ve větší knihovně s dobrým IT týmem a knihovníky rizika přechodu prakticky nulová. Osvědčuje se mít k dispozici knihovníky, kteří vědí, co se např. před dvaceti lety dělalo s knihovním fondem. Pokud knihovna rozpustí svůj IT tým a rozhodne se pro službu, přechod na nový software by se realizoval obtížně. Jinými slovy J. Kolátor zastává názor, že jestliže provozování softwaru formou služby znamená rozpuštění vybudovaného týmu IT odborníků (který by zčásti přestal být třeba), pak tento postup není optimální. Knihovna by tím ztratila své IT znalosti a také tým odborníků, kteří jsou partnery i pro firmu poskytující službu. Potom by knihovna ani nebyla schopna připravit výběrová řízení. Stručně řečeno – má-li knihovna pět zaměstnanců, měl by se jeden z nich stát IT pracovníkem, který sám nemusí systém provozovat, ale měl by být minimálně rovnocenným partnerem firmy provozující systém v cloudu. Na námitku H. Mazurové, že návrh je problematický z hlediska finančních nároků, uvedl příklad Josefa Moravce, který pracoval jako knihovník, začal se vzdělávat v oblasti IT a nyní je pokládán za vynikajícího odborníka. Tento přístup by jistě bylo možné uplatnit i v jiných knihovnách.

J. Kolátor shrnul, že pro Národní technickou knihovnu se Alma nebo jiné cloudové řešení nezdá jako správná cesta, neboť by kromě ztráty kontroly nad daty ztratili i IT pracovníky. V diskuzi Eva Svobodová z Národní knihovny ČR připomněla, že pokud knihovna přechází na nový software, měla by pracovníkům Souborného katalogu ČR o této skutečnosti dát vědět, protože obvykle dochází k novému číslování záznamů a hrozí, že úsilí věnované deduplikaci záznamům v Souborném katalogu ČR vejde vniveč. V. Jansa připomněl, že tomu tak nutně být nemusí, ale na zachování původních identifikátorů je třeba při konverzích myslet.

Z pléna zazněla otázka, jak vlastně probíhá vzdělávání knihovníků v této oblasti. E. Cerniňáková uvedla, že oblasti automatizace se věnuje na ÚISK FF UK, při diskuzích o tématu se však některým kolegům zdá, že téma je již překonané. Ukazuje se však, že tomu tak není, řada věcí se v průběhu času mění (to, co platilo před deseti nebo patnácti lety, už je nyní mnohdy jinak), problém je i v oblasti terminologie (ta je nejednotná), tj. nejedná se jenom o problém praktický, ale i o problém v oblasti teorie.

Dále proběhla diskuze o problematice konverzí a kvalitě dat – E. Cerniňáková v souvislosti s úvahami o koverzích dat bez jejich oprav připomněla, že nejsou-li data kvalitní, ani uživatelé s nimi nemohou dobře pracovat. Zmínila i důležitost správného použití kódovaných údajů, protože ty jsou používány jako zdrojová data při vyhledávání.

3. Směry rozvoje knihovních softwarů

Podle J. Kolátora všechny systémy splňují standardy (snad jedinou výjimku představuje Koniáš – z pléna však zaznělo, že i ten už nyní používá formát MARC), vyvíjejí se, jsou do nich přidávány nové funkce. Budou-li se všechny systémy souvisle vyvíjet, bude v ČR v oblasti knihovních systémů nadále heterogenní prostředí. To se daří udržovat i díky svobodnému softwaru. Z konkurenčních důvodů dochází také ke zlevňování a k tomu, že spolu jednotlivé systémy a firmy soutěží, kdo co nasadí dřív.

Z. Hájková myšlenku heterogenního prostředí podporuje, je podle ní dobře, že se české knihovny nevydaly cestou jednotného knihovního systému (jako v jedné z našich sousedních zemí). Je dobře, že v ČR jsou hráči typu Evergreen a Koha. Z. Hájková zdůraznila ještě dva další trendy – další a větší rozvoj regionálních knihovních systémů (menší knihovny nemusejí řešit vlastní knihovní systém, mohou se domluvit s pověřenou knihovnou; tento trend je podporován i v dotačních programech typu VISK 3) a odklon od izolovanosti jednotlivých informačních systémů směrem k propojení různých zdrojů (čtenář by pak mohl najít, co má např. o Klostermannovi knihovna i muzeum atd.; příkladem hodným následování může být Ústav lidové kultury na Slovensku, který uživatelům nenabízí pouze klasické bibliografické záznamy, ale i propojení na exponáty typu kroje nebo osobnosti; vzniká tím vlastně znalostní databáze).

Podle F. Kříže s tím nelze než souhlasit. Vyjádřil naději, že v ČR se najdou i komerční společnosti, které budou podporovat svobodný software. V. Jansa připomněl, že v USA se některé firmy vzdaly svých vlastních softwarů a – aby nepřišly o své původní zákazníky – místo toho poskytují služby pro svobodné softwary (Evergreen či Kohu).

E. Cerniňáková směry rozvoje nedokáže úplně odhadnout, nicméně obecným trendem je software jako služba v různých podobách. Setkáváme se s tím i u Evergreenu – ve Společném katalogu jsou začleněny malé knihovny, které by jinak nepoužívaly žádný software. E. Cerniňáková doufá, že spolupráce tímto směrem bude pokračovat. Připomněla také, že díky tomu, že Evergreen je koncipován pro velké knihovny, lze v něm nastavit vše potřebné pro odlišení jednotlivých dílčích (účastnických) knihoven. V případech, kdy je toto žádoucí, je tedy užitečné uvažovat právě o Evergreenu. Pokud na nastavení tohoto typu není daný software dostatečně uzpůsoben a musí docházet k jeho úpravám, způsobuje to problémy při přechodech na vyšší verze softwaru. Jinými slovy knihovny mají spíše hledat software, který je pro ně skutečně vhodný, ne zbytečně překonávat nedostatky jiných softwarů.

H. Mazurová uvedla, že vždy záleží na knihovně, která má v daném regionu největší autoritu. Ta by měla knihovnám ve svém okruhu poskytnout pomoc a radu.

Podle V. Korousové se knihovní softwary vyvinou tím směrem, kterým je budou „hnát“ jejich uživatelé. S tím vyjádřila souhlas i A. Budková, přičemž vyzdvihla i roli koordinace konkrétních postojů mezi knihovnami.

Panelisté

Přednášková část semináře

Po diskuzi nejprve E. Cerniňáková představila připravovanou příručku věnovanou výběru a změně knihovního softwaru. Jak ukázal i tento seminář, automatizace je aktuálním tématem, o kterém některé knihovny nemají dostatečné znalosti, navíc stále existuje řada knihoven (především menších, a to těch, které bychom neoznačili za klasické veřejné), které zatím žádný systém nepoužívají. Příručka by měla obsahovat základní návody, co v kterých případech dělat; měla by mít obdobnou podobu jako příručky známé pod zkrácenými názvy Handicap a Senior friendly. Příručka se bude věnovat řadě dílčích oblastí – standardům, přípravě knihovny na automatizaci, analýze procesů, finančnímu a personálnímu zajištění, typologii softwarů a způsobům jejich provozování, projektu přechodu na nový software i sledování a vyhodnocování trendů. Nebude obsahovat hodnocení jednotlivých systémů (u konkrétních softwarů bude uveden odkaz na dodavatele či na software jako takový). Příručka bude zpřístupněna na webu v podobě, která bude umožňovat snadnou aktualizaci. Přednášející vyzvala přítomné, aby se podělili o případné náměty, co by příručka ještě měla obsahovat (za účelem jejich sběru slíbila přípravu dotazníku).

V. Jansa ukázal Evergreen v praxi, a to na příkladu projektu Osobní knihovna. Jeho součástí je již osm osobních knihoven knihovníků, kteří si chtějí zkatalogizovat svou domácí knihovnu a zároveň si při této příležitosti prakticky vyzkoušet práci s Evergreenem. Vše je poskytováno zcela zdarma. Součástí přednášky byla ukázka práce s online katalogem i webovým služebním klientem.

E. Cerniňáková představila novinky v Evergreenu v roce 2018. V posledních cca čtyřech letech probíhaly přípravy webového služebního klienta, který od verze 3.2 zcela nahradí původního desktopového klienta. V roce 2018 byly vydány dvě nové verze Evergreenu – 3.1 v dubnu a 3.2 v říjnu. Postupně také dochází ke sjednocování používané terminologie. Zajímavostí ve verzi 3.2 je přidání nové funkce preferované jméno čtenáře (nejenom kvůli lidem, kteří jsou v procesu změny pohlaví). E. Cerniňáková také zmínila spolupráci se studenty ÚISK FF UK – v zimním semestru akademického roku 2018/2019 v rámci projektového semináře vzniká dokumentace k webovému klientovi. Obdobně dříve – rovněž ve spolupráci se studenty – vznikly nápovědy k online katalogu pro čtenáře.

Závěrečné hodnocení

Celkem 49 účastníků semináře vyplnilo (v papírové podobě v závěru semináře nebo online po semináři) evaluační dotazník. Téměř 94 % respondentů seminář pokládalo za přínosný, přes 67 % z nich se získané poznatky chystá uplatnit ve své praxi a téměř 94 % vyjádřilo zájem o účast na případné další (návazné) odborné akci. Účastníci semináře také prostřednictvím dotazníku sdělili řadu dalších námětů vztahujících se jak k možným dalším tématům, kterým by měla být věnována pozornost, tak k organizačním aspektům semináře. Za veškerou zpětnou vazbu bychom účastníkům semináře na tomto místě rádi poděkovali – se získanými údaji budeme samozřejmě dále pracovat.

Za poskytnutí doplňkových poznámek ze semináře děkujeme Mgr. Aleně Otrubové z Knihovny Jabok a Mgr. Evě Bartůňkové z Národní knihovny ČR.

Autory fotografií jsou Linda Jansová z Národní knihovny ČR a Václav Jansa z ÚISK FF UK.